• Strengths：優(yōu)勢

• Weaknesses：劣勢

• Opportunities：機(jī)會

• Threats：威脅

意義：幫您清晰地把握全局，分析自己在資源方面的優(yōu)勢與劣勢，把握環(huán)境提供的機(jī)會，防范可能存在的風(fēng)險與威脅，對我們的成功有非常重要的意義。

• Plan：制定目標(biāo)與計劃；

• Do：任務(wù)展開，組織實(shí)施；

• Check：對過程中的關(guān)鍵點(diǎn)和終結(jié)果進(jìn)行檢查；

• Action：糾正偏差，對成果進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，并確定新的目標(biāo)，制定下一輪計劃。

意義：每一項工作，都是一個pdca循環(huán)，都需要計劃、實(shí)施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時進(jìn)入下一個循環(huán)，只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會有質(zhì)的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。

• What：工作的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo)；

• Why：做這項工作的原因；

• Who：參加這項工作的具體人員，以及負(fù)責(zé)人；

• When：在什么時間、什么時間段進(jìn)行工作；

• Where：工作發(fā)生的地點(diǎn) ；

• How：用什么方法進(jìn)行；

• How much：需要多少成本？

意義：做任何工作都應(yīng)該從5W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應(yīng)該用5W2H，能節(jié)約寫報告及看報告的時間。

• Specific 具體的；

• Measurable 可測量的；

• Attainable 可達(dá)到的；

• Relevant 相關(guān)的；

• Time based 時間的；

意義：人們在制定工作目標(biāo)或者任務(wù)目標(biāo)時，考慮一下目標(biāo)與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實(shí)施性的，也才能指導(dǎo)保證計劃得以實(shí)現(xiàn)。

特別注明：

有的又如此解釋此原則：

★ S代表具體(Specific)，指績效考核要切中特定的工作指標(biāo)，不能籠統(tǒng)；
★ M代表可度量(Measurable)，指績效指標(biāo)是數(shù)量化或者行為化的，驗(yàn)證這些績效指標(biāo)的數(shù)據(jù)或者信息是可以獲得的；
★ A代表可實(shí)現(xiàn)(Attainable)，指績效指標(biāo)在付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免設(shè)立過高或過低的目標(biāo)；
★ R代表現(xiàn)實(shí)性(realistic)，指績效指標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的，可以證明和觀察；
★ T代表有時限(time bound)，注重完成績效指標(biāo)的特定期限。

時間管理-重要與緊急

五

1

重要且緊急

• 緊急狀況

• 迫切的問題

• 限期完成的工作

• 你不做其他人也不能做

2

重要不緊急

• 準(zhǔn)備工作

• 預(yù)防措施

• 價值觀的澄清

• 計劃

• 人際關(guān)系的建立

• 真正的再創(chuàng)造

• 增進(jìn)自己的能力

3

緊急不重要

• 造成干擾的事、電話、信件、報告會議

• 許多迫在眉捷的急事

• 符合別人期望的事

4

不重要不緊急

• 忙碌瑣碎的事

• 廣告函件

• 電話

• 逃避性活動

• 等待時間

優(yōu)先順序=重要性*緊迫性在進(jìn)行時間安排時，應(yīng)權(quán)衡各種事情的優(yōu)先順序，要學(xué)會“彈鋼琴”。

對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠(yuǎn)處理被動之中。

任務(wù)分解法WBS

六

即Work Breakdown Structure，如何進(jìn)行WBS分解：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動
 

WBS分解的原則：

將主體目標(biāo)逐步細(xì)化分解，zuihou層的任務(wù)活動可直接分派到個人去完成；每個任務(wù)原則上要求分解到不能再細(xì)分為止。
 

WBS分解的方法：

至上而下與至下而上的充分溝通；
一對一個別交流；
小組討論。

WBS分解的標(biāo)準(zhǔn)：

分解后的活動結(jié)構(gòu)清晰；
邏輯上形成一個大的活動；
集成了所有的關(guān)鍵因素包含臨時的里程碑和監(jiān)控點(diǎn)；
所有活動全部定義清楚。

意義：學(xué)會分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，您才能心里有數(shù)，您才能有條不紊地工作，您才能統(tǒng)籌安排您的時間表。

二八原則

七

巴列特定律：“總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”編排事務(wù)優(yōu)先次序的準(zhǔn)則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。

舉例說明：

• 80%的銷售額是源自20%的顧客；

• 80%的電話是來自20%的朋友；

• 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品；

• 80%的財富集中在20%的人手中；

這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾，善于從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在重要、緊迫的事情上。